Por quanto tempo é necessário guardar documentos do RH?

A gestão documental no setor de Recursos Humanos é essencial para garantir a segurança jurídica da empresa. Guardar corretamente os documentos trabalhistas evita dores de cabeça em fiscalizações, auditorias e processos judiciais.

Prazos de guarda dos principais documentos do RH

📁 Contrato de Trabalho:

➡️ 3 anos (por cautela, considerando o prazo prescricional de ações trabalhistas)

📁 Exames médicos (admissional, periódico, demissional e outros):

➡️ 20 anos

📁 PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário:

➡️ 20 anos

📁 PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais:

➡️ 20 anos

📁 CIPA – Livro de Atas:

➡️ Indeterminado

📁 Livro de Inspeção do Trabalho:

➡️ Indeterminado

📁 Fichas ou Livros de Registro de Empregados:

➡️ Indeterminado

Por que é tão importante manter esses documentos?

Manter esses registros em dia é uma exigência legal. Em caso de fiscalização do Ministério do Trabalho, auditoria ou ações judiciais, a empresa deve ser capaz de comprovar o cumprimento de suas obrigações com base em documentação.

Além disso, guardar esses documentos:

• Evita autuações e multas;

• Facilita a defesa em ações trabalhistas;

• Demonstra organização e responsabilidade jurídica.

Digitalizar é uma opção?

Sim, desde que o processo de digitalização siga os padrões exigidos pela legislação, garantindo autenticidade, integridade e validade jurídica dos arquivos.

Conte com orientação para manter seu RH em conformidade

A gestão documental eficaz é um dos pilares do RH estratégico. Com o apoio jurídico adequado, sua empresa evita riscos e atua de forma preventiva diante de obrigações legais.